Bewährte Verfahren

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Veranstaltungen ankündigen

Das RaumZeitLabor wird stark durch die darin stattfindenden Veranstaltungen geprägt. Damit alles mit möglichst wenig Aufwand und nur geringer nervlichen Belastung durchgeführt werden kann, gibt es einige Empfehlungen für die Ankündigung von Vorträgen und Workshops.

Niemand wird dich zwingen diese Vorschläge umzusetzen, nur beschwere dich hinterher nicht über mangelnde Teilnehmer. Zwar gibt es keine Garantie, dass dir alle die Tür einrennen wenn du alles Wort für Wort befolgst, doch ist die Gefahr von Frust deutlich geringer.

Menschen sind bequem! Wenn du was von anderen willst, bist du in der Pflicht. Mach es so einfach wie möglich von deiner Veranstaltung zu erfahren.

Sei froh, wenn du als Referent eingeladen wurdest, dann nimmt dir jemand die Arbeit hier ab.

Der Termin

Wirf einen Blick in den Veranstaltungskalender und such einen Termin heraus, an dem du Zeit hast und nach Möglichkeit keine andere Veranstaltung statt findet. Nur wenn du bestimmte Leute dabei haben möchtest, solltest du dich mit ihnen absprechen (z.B. Doodle-Umfrage). Eine Umfrage auf der Mailingliste solltest du unter allen Umständen vermeiden da …

… sich nie alle zurückmelden.
… viele nicht so weit im voraus planen.
… einige nur eine unverbindliche Zusage machen.
… Teilnehmer der Umfrage nicht zwangsweise Teilnehmer der Veranstaltung sind.
… nie alle an einem Termin Zeit haben.

Du hältst den Vortrag. Du führst den Workshop durch. Du bestimmst den Termin!

Die Ankündigung

  1. Alle Details gehören ins Wiki: Thema, Ort, Beginn, Ende, Referent, was ist mitzubringen, etc.
  2. Reserviere den Termin im Veranstaltungskalender (inkl. Link zum Eintrag im Wiki): New Event
    (Sofern du eine verbindliche Anmeldung der Teilnehmer möchtest, kannst du im Event online registration aktivieren.)
  3. Schreibe eine Ankündigung ins Blog: Add Blog Entry
    (Bei Anmeldung mit Link zum Kalendereintrag. Ohne Anmeldung mit Link zum Wikieintrag.)
  4. Schreibe eine kurze Ankündigung mit den wichtigsten Infos (Was, Wann & Wo) auf die Mailingliste.
    (Bei Anmeldung mit Link zum Kalendereintrag. Ohne Anmeldung mit Link zum Wikieintrag.)
  5. Bei größeren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein eine Pressemitteilung zu veröffentlichen.

Verbindliche Anmeldung

  1. Mach es klar und deutlich, sofern deine Veranstaltung von einer Mindestteilnehmeranzahl abhängig ist.
    Beispiel: „Anmeldung unter Link zum Event bis 29. Februar 23:59 Uhr. Bei weniger als fünf Anmeldungen findet der Workshop nicht statt.
  2. Melden sich nicht genug Leute an, dann sag am Stichtag unverzüglich ab:
    1. Absage auf der Mailingliste.
      (Wenn du großzügig bist, kannst du noch 24 Stunden warten. Eventuell melden sich aufgrund deiner Absage noch zwei oder drei reumütige Teilnehmer.)
    2. Streichen des Termins aus dem Kalender
    3. Den Blogeintrag in der obersten Zeile um ein „Abgesagt wegen zu geringer Teilnehmerzahl.“ ergänzen.
    4. Im Wikieintrag Datum und Uhrzeit entfernen.

UAWG

Die Abkürzung u. A. w. g. steht oft auf formellen Einladungen und bedeutet „um Antwort wird gebeten“. Dies weist den Eingeladenen darauf hin, dass der Gastgeber darauf angewiesen ist, zu wissen, auf wie viele Gäste er sich einzustellen hat.

Vermeide in Einladungen jede Bitte um Antworten oder Feedback. Wenn du eine Diskussion willst, dann mach das vorher und in einer separaten E-Mail. Verwässere dein Anliegen nicht! Zu einer Einladung gehört höchstens ein Link zur verbindlichen Anmeldung.

Wenn du Pech hast …

… lenkt die Diskussion vom eigentlichen Anliegen ab.
… werden Interessenten abgeschreckt weil sie mehr Optionen haben, als nur auf anmelden zu klicken.

Siehe auch