Datenschutzerklärung (Verein)

Letzte Änderung: 24. Mai 2018

Die nachfolgende Datenschutzerklärung bezieht sich auf Angebote des RaumZeitLabor e.V. und die Datenverarbeitung im Rahmen einer Mitgliedschaft im RaumZeitLabor e.V..

Als Verein der sich durchaus selber kritisch mit dem Datenschutz im digitalen und physischen Raum auseinandersetzt, nehmen wir den Schutz der Daten unserer Mitglieder und anderer Personen die unsere Angebote nutzen sehr ernst. Welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen, kannst du in dieser Datenschutzerklärung nachvollziehen.

Bei Fragen oder Unklarheiten, sprich bitte den Vorstand an.

Verantwortliche Stelle

Die für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist die folgende Steller:

Adresse

RaumZeitLabor e.V.

Boveristraße 22-24

68309 Mannheim

E-Mail

vorstand@raumzeitlabor.de

Vorstand

Tobias Rehbein (Vorsitzender)

Nathalie Groll (Stelvertreter)

Fabian Koch (Kassenwart)

Übersicht der erhobenen personenbezogenen Daten und ihrer Nutzung

Mitgliederverwaltung

Wenn du Mitglied im RaumZeitLabor e.V. füllst du einen Mitgliedsantrag aus und wir legen einen Datensatz in unserer Vereinsverwaltung für dich an. In diesem Datensatz sind folgende personenbezogenen Daten erfasst:

• Name und Vorname
• Adresse
• Mailadresse
• Geburtsdatum
• Nickname
• Bankverbindung
• Eintritts- und Austrittsdatum

Diese Daten werden vom Vorstand verwendet, um den Überblick über die aktiven Mitglieder des Vereins zu behalten, die geleisteten Mitgliedsbeiträge zu dokumentieren oder einzuziehen. Die erfassten Kommunikationsdaten, erlauben es dem Zustand direkt mit dir in Kontakt zu treten, falls das mal nötig sein sollte.

Diese Daten werden ausschließlich vom Vorstand verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Deine Mitgliedschaft im RaumZeitLabor e.V. stellt ein vertragliches Verhältnis dar, was auch die Rechtsgrundlage für die Erfassung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten ist.

6 Jahre nachdem du aus dem Verein ausgetreten bist, werden die Datensätze aus der Vereinsverwaltung gelöscht und die dein Mitgliedsantrag geshreddert.

Buchhaltung

Falls du Einkäufe für das RaumZeitLabor tätigst, erstattet der RaumZeitLabor e.V. in der Regel deine Auslagen. Dazu verwendest du das entsprechende Formular, auf dem folgende personenbezogenen Daten erhoben werden:

• Name und Vorname
• Nickname
• Bankverbindung
• Höhe und Art der Auslage

Diese Daten werden vom Vorstand, insbesondere vom Kassenwart, verwendet, um die getätigten Rückzahlungen buchhalterisch zu erfassen und zu dokumentieren. Im Rahmen einer Kassenprüfung, werden diese Daten dem Kassenprüfer vorgelegt. Es ist nicht ausgeschlossen, dass wir diese Daten im Rahmen einer Steuerprüfung auch mal dem Finanzamt vorlegen müssen. Ansonsten werden diese Daten nicht an Dritte weitergegeben.

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser personenbezogenen Daten ist eine rechtliche Verpflichtung des Vereins.

Nach 10 Jahren, werden die Datensätze aus der Buchhaltung gelöscht und die Erstattungsformulare geshreddert.

Mailingliste

Der Verein betreibt mehrere Mailinglisten, um die Kommunikation innerhalb des Vereins und einzelner Teilteams innerhalb des Vereins zu ermöglichen. Das zentrale Kommunikationsmedium des Vereins ist dabei die Mailingliste raumzeitlabor@raumzeitlabor.de. Als Verein der sich Offenheit groß auf die Fahne geschrieben hat, ist die Mitgliedschaft in dieser Mailingliste nicht an eine Vereinsmitgliedschaft gebunden. Andere Mailinglisten können andere Regeln haben.

Falls du dich als Mitglied in einer Mailingliste einträgst, erheben wir folgende Daten:

• Name
• Nick
• Mailadresse
• Passwort (Beachte bitte, dass unsere Mailinglistensoftware Passwörter im Klartext speichert)

Diese Daten werden von unserer Mailinglistensoftware verwendet, um unsere Mailinglisten zu realisieren. Die Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet, können aber von Server- und Mailinglistenadministratoren eingesehen werden.

Falls du Mails an eine Mailingliste sendest, wird die Mail inklusive der enthaltenen Headerinformationen (Datum, Uhrzeit, Mailadresse, ...) an alle Abonnenten der Mailingliste weitergeleitet und in einem Mailinglistenarchiv abgelegt, das von allen Mailinglistenmitgliedern eingesehen werden kann.

Wenn du dich für eine Mitgliedschaft in einer Mailingliste entscheidest, stellt das deine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogen Daten dar.

BenutzerDB

Wenn du Mitglied im RaumZeitLabor e.V. bist und die Möglichkeit haben willst den Raum selbsständig zu öffnen, benötigst du einen Account in der BenutzerDB, damit der Vorstand dir eine PIN zuweisen kann. Optional kannst du dann auch deinen ssh Key hinterlegen um die Tür per ssh öffnen und abschliessen zu können.

Folgende personenbezogenen Daten werden erhoben, wenn du dir einen Account in der BenutzerDB anlegst:

• Nickname
• Name (damit der Vorstand den BenutzerDB Account einem Mitglied zuordnen kann)

Diese Daten werden nur vereinsintern verwendet um den Zugang von Mitgliedern zum Raum zu autorisieren und technisch zu realisieren. BenutzerDB Administratoren und Serveradministratoren haben Zugriff auf diese Daten.

Personen, die sich einen BenutzerDB Account anlegen, können auf freiwilliger Basis die MAC Addressen ihrer Endgeräte in der BenutzerDB abzulegen um Informationen über ihre Anwesenheit zu veröffentlichen. Falls du MAC Adressen hinterlegst, können Konsumenten der RaumZeitLabor Status API (https://status.raumzeitlabor.de/api/full.json) deinen Nickname und deine Anwesenheit im RaumZeitLabor einsehen.

Wenn du dir einen Account in der BenutzerDB entscheidest, stellt das deine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogen Daten dar.

Website

Der RaumZeitLabor e.V. betreibt einige unter *.raumzeitlabor.de und *.raumzeitlabor.org über das Internet erreichbare Dienste, insbesondere unsere Homepage und unser Wiki.

Im Rahmen des Betriebs dieser Services, fallen folgende Daten an:

• IP-Adresse des Aufrufers
• Zeitpunkt des Aufrufs
• Aufgerufene Seite
• Verwendeter Browser

Diese Daten können im Rahmen der Wartung unserer Services kurzfristig protokolliert werden. Diese Protokolle werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Wartung der Dienste benötigt werden, spätestens aber nach 7 Tagen.

Hoster bei denen unsere Services gehosted sind und Rechenzentren in denen unsere Server stehen, können diese Daten ebenfalls sehen und protokollieren. Wir haben entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, um einen sachgemäßen Umgang mit diesen Daten sicherzustellen.

Wenn du unsere über das Internet angebotenen Dienste in Anspruch nimmst, stellt das deine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser personenbezogenen Daten dar.

Cookies

Zur Realisierung unserer Webangebote, verwenden wir teilweise Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die dein Browser für uns auf deinem Rechner speichert.

In der Regel werden so genannte Session-Cookies verwendet, die am Ende einer Sitzung automatisch wieder gelöscht werden. Andere Cookies bleiben gespeichert, bis du sie löschst. Das sind dann Cookies die es uns ermöglichen dich wiederzuerkennen. Solche Cookies werden zum Beispiel verwendet, um dich über mehrere Sitzungen hinweg angemeldet zu lassen.

Eingebundene Fremdkomponenten

Youtube

Gelegentlich binden wir auf unseren Seiten Videos ein, die von der Videoplattform Youtube gehosted werden. Beim Einbinden dieser Videos verwenden wir den erweiterten Datenschutzmodus. Falls du eine Seite aufrufst, auf der wir ein Youtube Video eingebunden haben, wird Youtube über deinen Aufruf des Inhalts in Kenntnis gesetzt. Die Datenschutzerklärung von Youtube findest du hier: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de

Tumblr

Gelegentlich binden wir auf unseren Seiten Bilder ein, die auf tumblr gehosted werden. Falls du eine Seite aufrufst, auf der wir einen auf tumblr gehosteten Inhalt eingebunden haben, wird tumblr über deinen Aufruf des Inhalts in Kenntnis gesetzt. Die Datenschutzerklärung von tumblr findest du hier: https://www.tumblr.com/privacy/de

Amazon Affiliate Links

Gelegentlich linken wir auf Produkte, die auf der Onlineshoppingplattform Amazon zum Kauf angeboten werden. Dabei verwenden wir Affiliatelinks, wodurch ein Teil des Kaufpreises an den RaumZeitLabor e.V. fließt. Falls du diesen Links folgst, wird Amazon über deine Beziehung zum RaumZeitLabor in Kenntnis gesetzt. Die Datenschutzerklärung von Amazon findest du hier: https://www.amazon.de/gp/help/customer/display.html/ref=footer_privacy?ie=UTF8&nodeId=201909010

Github

Wir linken gerne mal auf Code, der auf GitHub gehosted ist und eventuell binden wir auch mal Codeschnippsel via gist.github.com ein. Wenn du einem Link der auf GitHub verweist folgst oder eine Seite aufrufst, auf der ein gist eingebunden ist, wird GitHub darüber in Kenntnis gesetzt. Die Datenschutzerklärung von GitHub findest du hier: https://help.github.com/articles/github-privacy-statement/

OpenStreetMap

Wir binden gelegentlich Karten die vom OpenStreetMap Projekt zur Verfügung gestellt werden ein. Wenn du eine Seite aufrufst, auf der eine entsprechende Karte eingebunden ist, wird OpenStreetMap darüber in Kenntnis gesetzt. Die Datenschutzerklärung von OpenStreetMap findest du hier: https://wiki.openstreetmap.org/wiki/Privacy_Policy

Wiki

Zur Dokumentation von verschiedenen Aspekten des Vereinsleben und Projekten verwenden wir ein Wiki, auf das jeder lesenden Zugriff hat. Um Änderungen am Wiki vorzunehmen, benötigst du einen Account. Wenn du einen Account anlegst, werden dabei folgende personenbezogenen Daten erhoben:

• Name
• Nickname
• Von dir vorgenommene Änderungen (inkl. Datum und Uhrzeit an dem dei Änderung vorgenommen wurde)

Mit diesen Daten ist es möglich die Änderungen die am Wiki vorgenommen werden nachvollziehen und Vandalismus vorbeugen. Dein Nickname und die von dir vorgenommenen Änderungen sind von allen Nutzern des Wikis einsehbar. Der vollständige Datensatz kann von Wiki- und Serveradministratoren eingesehen, wird aber nicht an Dritte weitergegeben.

Wenn du dir einen Account im Wiki erstellst, stellt das deine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogen Daten dar.

Agenda Aktion Anmeldung

Um die Veranstaltungen die im Rahmen der Agenda Aktion für Kinder vom RaumZeitLabor e.V. organisiert werden effizient organisieren zu können, haben Eltern die Möglichkeit ihre Kinder vorab anzumelden. Dabei werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Name und Vorname
• Mailadresse
• Alter

Die Daten werden nur intern zur Organisation der Agenda Aktion Veranstaltungen verwendet und nicht an Dritte weitergeben.

Die Anmeldung zur Agenda Aktion stellt deine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogen Daten dar.

Die erhobenen Daten werden spätestens nach der Durchführung der letzten Agenda Aktion Veranstaltung des Jahres gelöscht.

GitLab

Das RaumZeitLabor e.V. betreibt eine GitLab Instanz zur Ablage von Quellcode und anderen versionierten Dokumenten. Öffentliche Repositories können von allen Besuchern der GitLab Instanz eingesehen werden. Um ein Repository anzulegen, benötigst du einen Account. Beim Anlegen eines Accounts werden folgende Daten erhoben:

• Name
• Nickname
• Inhalt der Repositories

Öffentliche Repositories können von allen Besuchern der GitLab Instanz eingesehen werden. Private Repositories können von Benutzern denen du entsprechende Rechte einräumst und von GitLab- und Serveradministratoren eingesehen werden

Das Anlegen eines GitLab Accounts stellt deine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogen Daten dar.

Strichliste

Du hast im RaumZeitLabor die Möglichkeit Getränke, Snacks und andere Dinge zu erwerben. Wenn du keine Lust hast immer den abgezählten Betrag in die Raumkasse zu werfen, hast du die Möglichkeit die digitale Strichliste zu verwenden. Falls du sie verwendest, werden folgende personenbezogenen Daten erhoben:

• Nickname
• Stand des Guthabens
• Vorgenommene Transaktionen

Die Strichliste ist für alle Personen die sich im RaumZeitLabor befinden einsehbar.

Die Verwendung der digitalen Strichliste stellt deine Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogen Daten dar.

Datensicherheit

Unterlagen in Papierform, werden in einem abgeschlossenen Aktenschrank im RaumZeitLabor aufbewahrt. Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, werden geshreddert.

Administrativer Zugriff auf Server ist nur per SSH, mit Authentifizierung über SSH Keys, möglich. Die Server sind durch gängige Sicherheitsmechanismes (z.B. Firewall) geschützt und werden vom Netzwerkteam auf dem aktuellen Stand gehalten.

Unser öffentlich zugänglicher Server steht im Rechenzentrum eines Hosters, mit dem wir einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben.

Deine Rechte

Wenn wir personenbezogene Daten die dich betreffen verarbeiten, stehen dir die im Folgenden aufegzählten Rechte zu. Möchtest du diese Rechte wahrnehmen, wende dich bitte an den Vorstand des RaumZeitLabor e.V.

Recht auf Bestätigung

Du hast das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob der RaumZeitLabor e.V. dich betreffende personenbezogene Daten verarbeitet.

Recht auf Auskunft

Du hast das Recht eine Auskunft über die Daten, die der RaumZeitLabor e.V. über dich erhoben hat anzufordern.

Recht auf Berichtigung

Du hast das Recht die Richtigstellung dich betreffender personenbezogener Daten, die falsch erfasst oder veraltet sind, zu verlangen.

Recht auf Löschung (Recht auf Vergessen werden)

Du hast das Recht die Löschung dich betreffender personenbezogener Daten zu verlangen. Dafür benötigen wir einen Identitätsnachweis von dir. Daten die von rechtlichen Aufbewahrungsfristen betroffen sind, sind von diesem Recht ausgenommen. Sollte eine Löschung nicht sinnvoll durchführbar sein, werden die Daten anonymisiert und der Personenbezug somit aufgehoben.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Du hast das Recht, die über dich erhobenen Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten und darfst diese Daten ohne Einschränkungen nutzen, um sie beispielsweise einem anderen Verein zu übertragen.

Recht auf Widerspruch

Du hast das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten einzulegen, sofern keine rechtlichen oder sonstige schutzwürdigen Gründe dagegen sprechen.

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall und Profiling

Du hast das Recht, dass du nicht einer Entscheidung unterworfen wirst, die ausschließlich aufgrund automatisierter Verarbeitung oder Profiling getroffen wird.

Der RaumZeitLabor e.V. trifft keine automatisierten Entscheidungen und wendet kein Profiling an.

Recht auf Widerruf

Du hast das Recht deine Einwilligung zur Erhebung, Vearbeitung und Nutzung deiner personenbezogenen Daten, auch in einzelnen Bereichen, zu widerrufen. Zum Beispiel kannst du deine Mitgliedschaft in einer Mailingliste jederzeit über das Webinterface beenden. Wenn du dir unsicher bist, wie du deine Einwilligung widerrufen kannst, wende dich an den Vorstand.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.

Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir sind bemüht diese Datenschutzerklärung immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Inhaltliche Änderungen an dieser Datenschutzerklärung sind daher nicht ausgeschlossen.

Größere inhaltliche Änderungen werden wir über unsere raumzeitlabor@raumzeitlabor.de Mailingliste kommunizieren. Insbesondere dann, wenn wir neue personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, nutzen oder an Dritte weitergeben.

Kleinere Anpassungen wie Korrekturen an der Rechtschreibung oder Umstrukturierungen ohne inhaltliche Änderungen, werden wir nicht aktiv kommunizieren, aber ihr könnt alle Änderungen in der Änderungshistorie dieser Seite nachvollziehen.